Regulamin

REGULAMIN

IV Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa 2-4 lipca 2024 r.)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami IV Kongresu Statystyki Polskiej zwanego dalej „Kongresem”, są Prezes Głównego Urzędu Statystycznego oraz Polskie Towarzystwo Statystyczne, dalej zwani „Organizatorem”.
2. Kongres odbędzie się w dniach 2-4 lipca 2024 r. w Warszawie.
3. Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim w ramach sesji prowadzonych w tym języku.
4. Nad częścią merytoryczną Kongresu czuwa Komitet Naukowy powołany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
5. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
6. Wszystkie terminy zawarte w Regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej, o czym powiadomi Uczestników.
7. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i niniejszym Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
8. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną, najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
9. Organizator może utrwalać za pomocą obrazu i dźwięku przebieg Kongresu dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Kongresu i Organizatora.
10. Adres strony internetowej Kongresu: https://kongres2024.stat.gov.pl.
11. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
    1) abstrakcie – należy przez to rozumieć krótką, skondensowaną formę streszczenia do referatu wygłaszanego na Kongresie, obejmującą słowa kluczowe, podstawowe informacje o tezie, metodyce przeprowadzonych badań, najważniejszych wynikach oraz wnioskach i słowach kluczowych;
    2) Uczestniku biernym – należy przez to rozumieć, osobę, która dokonała rejestracji w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu i bierze udział w Kongresie bez wygłaszania referatu albo osobę, która jest współautorem referatu, ale nie prezentuje jego treści w trakcie Kongresu;
    3) Uczestniku czynnym – należy przez to rozumieć, osobę, która dokonała rejestracji udziału i abstraktu w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu oraz zostanie zaproszona przez Organizatorów do przedstawienia referatu.

II. ZASADY KONGRESU

A. REJESTRACJA

1. Rejestracja abstraktów oraz uczestnictwa czynnego i biernego dokonywana jest w formularzach zgłoszeniowych udostępnionych na stronie internetowej Kongresu: https://kongres2024.stat.gov.pl.
2. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego i biernego w Kongresie upływa w dniu 19 czerwca 2024 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu. Organizator zastrzega możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników osiągnie limit miejsc.
3. Termin zgłaszania abstraktów upływa w dniu 6 maja 2024 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji abstraktów. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji abstraktów zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu.
4. Każdy Uczestnik (czynny i bierny) przed dokonaniem rejestracji tworzy konto, do którego założenia niezbędne jest podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, na który zostanie wysłany link aktywacyjny do konta.
5. Po założeniu konta każdy Uczestnik (czynny i bierny) dokonuje rejestracji w udostępnionych formularzach zgłoszeniowych, wypełniając odpowiedni formularz poprzez podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nazwa i adres instytucji jaką reprezentuje oraz opcjonalnie: tytuł, numer telefonu i informacje o zgłoszeniu specjalnej potrzeby w związku z dostępnością lub zgłoszenie szczególnych wymagań dotyczących menu. Po wysłaniu formularza Uczestnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji na adres poczty elektronicznej podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji w ciągu 10 kolejnych dni roboczych, licząc od dnia rejestracji, należy skontaktować się z Organizatorami wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: kongres_2024_rejestracja@stat.gov.pl.
6. Uczestnik czynny dokonuje dodatkowo zgłoszenia abstraktu za pomocą udostępnionego formularza zgłoszeniowego, podając następujące dane osobowe: imię i nazwisko autora lub imiona i nazwiska współautorów, nazwę/nazwy instytucji (afiliacja), adres poczty elektronicznej autora lub adresy poczty elektronicznej współautorów.
7. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularzy.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Kongresie.
9. Organizator zastrzega, że pomimo potwierdzenia rejestracji Uczestnik bierny może otrzymać na adres poczty elektronicznej informację o anulowaniu rejestracji w związku ustanowieniem określonych ograniczeń, nakazów i zakazów ze względu na siłę wyższą oraz z uwagi na inne zdarzenia wyłączające możliwość organizacji Kongresu.
10. W przypadku anulowania rejestracji, o której mowa w pkt 9, związanej z ograniczeniami co do liczby osób mogących wziąć udział w Kongresie, zastosowanie będzie miała kolejność zgłoszeń. Informację o anulowaniu rejestracji Organizator zobowiązuje się przesłać na adres poczty elektronicznej Uczestnika najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
11. Organizator zastrzega sobie możliwość stworzenia listy rezerwowej.

B. KOMITET NAUKOWY

1. Komitet Naukowy Kongresu ocenia poprawność pod względem formalnym i merytorycznym zgłoszonych abstraktów i podejmuje decyzję o ich akceptacji.
2. Komitet Naukowy Kongresu ma prawo odrzucić abstrakt i zgłoszenie Uczestnika, jeżeli nie spełnia ono wymogów formalnych lub merytorycznych.
3. W przypadku nadesłania zbyt dużej liczby abstraktów na poszczególne sesje, Komitet Naukowy Kongresu dokonuje wyboru spośród zgłoszonych abstraktów, a pozostałe odrzuca.
4. Decyzje Komitetu Naukowego Kongresu są ostateczne.

C. ABSTRAKT

1. Streszczenie musi być zgłoszone za pomocą elektronicznego formularza i dodatkowo może być dostarczone w postaci pliku MS Word, jako załącznik do formularza elektronicznego.
2. Szablon dla przygotowania streszczenia w postaci pliku MS Word jest dostępny do pobrania z aplikacji służącej do rejestracji abstraktów.
3. Streszczenie musi zostać sporządzone zgodnie z wymogami redakcyjnymi w języku polskim i angielskim lub wyłącznie w języku angielskim, jeżeli będzie to język prezentacji referatu. Streszczenie powinno zawierać:
   1) informacje o autorze/autorach, w tym tytuł naukowy i afiliację; w przypadku referatów napisanych przez wielu autorów wymagane jest wskazanie autora korespondencyjnego;
   2) tytuł referatu właściwie odzwierciedlający jego treść;
   3) Cel /angielska wersja pola: Purpose/Objective – oba pola do 600 znaków;
   4) Metodologia /angielska wersja pola: Design/Methodology/Approach – oba pola do 600 znaków;
   5) Rezultaty /angielska wersja pola: Findings – oba pola do 600 znaków;
   6) Znaczenie/Implikacje/Wnioski /angielska wersja pola: Significance/Implications/Conclusions – oba pola do 600 znaków;
   7) informację o słowach kluczowych, która powinna zawierać do 5 słów kluczowych.
4. Streszczenie powinno być przygotowane przy użyciu czcionki Arial o wielkości 10 pkt.
5. Liczba znaków w każdej wersji językowej dla treści merytorycznej streszczenia, tj. sumy elementów: Cel, Metodologia, Rezultaty oraz Znaczenie/Implikacje/Wniosk, nie może przekroczyć 2400 znaków (łącznie ze spacjami).
6. Uczestnik czynny może być współautorem wielu abstraktów, jednakże musi osobiście zaprezentować przynajmniej jedno ze zgłoszonych wystąpień.
7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w każdym zgłoszonym abstrakcie.
8. Komitet Naukowy Kongresu może zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie lub naniesienie zmian w abstrakcie. Ostateczny termin przesłania abstraktu zostanie podany przez Organizatora w informacji wysłanej na adres poczty elektronicznej Uczestnika.
9. Uczestnik czynny zostanie poinformowany o decyzji Komitetu Naukowego Kongresu, w odniesieniu do każdego zgłoszonego abstraktu, w terminie nie późniejszym niż 30 dni od daty zakończenia okresu aplikacyjnego, z zastrzeżeniem pkt. 8.

D. SESJE

1. Miejsce obrad w poszczególnych sesjach tematycznych ustalone przez Organizatora zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Kongresu.
2. Czas prezentacji ustnej jednego referatu jest zależny od decyzji moderatora sesji.
3. Dyskusje w ramach sesji odbywają się zgodnie z decyzją moderatora sesji.
4. Uczestnicy czynni są zobowiązani przekazać Organizatorowi w formacie określonym przez Organizatora swoje prezentacje w wersji elektronicznej do dnia 28 czerwca 2024 r. na adres: kongres_2024@stat.gov.pl.
5. W wyjątkowych przypadkach Uczestnicy czynni będą mogli skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatora) na komputer w sali sesyjnej nie później niż 15 minut przed rozpoczęciem sesji.
6. Organizator nie gwarantuje wyświetlania prezentacji przygotowanej przez Uczestnika czynnego, jeżeli Uczestnik czynny nie dostarczy swojej prezentacji w sposób określony w pkt. 4.
7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Kongresu.
8. Uczestnik czynny zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu w trakcie trwania sesji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem i moderatorem sesji.
9. Organizator dopuszcza możliwość prezentacji referatu przez dwóch współautorów (Uczestników czynnych).

E. WIZERUNEK i LICENCJA

1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Kongresie jest równoznaczne z zapoznaniem się z informacją, że wykorzystanie wizerunku Uczestnika Kongresu zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, z późn. zm.) nie wymaga zezwolenia.
2. Wykorzystanie wizerunku na zasadach określonych w pkt. 1 może być udostępnione na stronie internetowej www.stat.gov.pl w tym https://kongres2024.stat.gov.pl, w intranecie oraz w mediach społecznościowych Administratora, tj. YouTube, Facebook, X (dawny Twitter), Instagram, LinkedIn.
3. Uczestnik czynny w oświadczeniu wyraża zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku utrwalonego na fotografiach, filmach lub nagraniach z Kongresu, dla celów dokumentowania przebiegu Kongresu, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Kongresu, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, bez żadnych ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez jego zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym w Internecie.
4. Uczestnik czynny składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez Organizatora jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Kongresu, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Organizatora, o których mowa w pkt. 2, w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę, co może wiązać się z ewentualnym udostępnieniem danych do danych trzeciego, tj. kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym mogą obowiązywać inne, niższe standardy prawne w zakresie ochrony danych osobowych, niż wynikające z RODO.
5. Uczestnik czynny Kongresu w oświadczeniu udzieli na rzecz Organizatora niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu utrwalonych w trakcie Kongresu, w tym oznaczanie wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
   1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
   2) w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisach internetowych Organizatorów.
6. W związku z udzieleniem licencji – Uczestnik czynny zapewnia, że korzystanie z jego wizerunku i głosu i treści prezentowanego referatu w przedstawionym wyżej zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej. Organizator informuje, że wizerunek Uczestnika czynnego nie będzie rozpowszechniany w zestawieniu z informacjami lub komentarzami stawiającymi Uczestnika w negatywnym świetle.
7. Uczestnik czynny zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w Regulaminie.
8. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu Uczestnika czynnego zostanie przesłany na adres poczty elektronicznej Uczestnika wraz z informacją o zaakceptowaniu tematu oraz abstraktu przygotowanego referatu. Oświadczenie można odesłać na adres kongres_2024@stat.gov.pl, w przypadku posiadania przez Uczestnika kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo złożyć moderatorowi sesji podczas trwania Kongresu.

F. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)1, Organizator informuje o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczegółowo opisanych w dokumencie „Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników w związku z organizacją IV Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa, 2-4 lipca 2024 r.)” zamieszonym na stronie internetowej Kongresu oraz udostępnionym w formularzach zgłoszeniowych.

G. PŁATNOŚCI

1. Udział w Kongresie jest bezpłatny.
2. Organizator nie zapewnia i nie pokrywa kosztów zakwaterowania i podróży Uczestników.

H. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONGRESIE

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Kongresie może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie informacji na adres poczty elektronicznej: kongres_2024_rejestracja@stat.gov.pl nie później niż do dnia 19 czerwca 2024 r.

III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator ustala program Kongresu oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Kongresu, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Kongresie wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatora.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Kongresie materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Kongresu nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
4. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu i instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
5. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Kongresie poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Kongres, spowodowanej z jego winy.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania.

---

^[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).