Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dla uczestników IV Kongresu Statystyki Polskiej

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [1], zwanego dalej „RODO”, administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.

I. Administrator

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Główny Urząd Statyczny (GUS) z siedzibą al. Niepodległości 208, 00-925 Warszawa.

II. Inspektor ochrony danych

Z inspektorem ochrony danych (IOD) może się Pani/Pan kontaktować:

1. pocztą tradycyjną na adres: IOD GUS, al. Niepodległości 208, 00-925 Warszawa,
2. pocztą elektroniczną na adres e-mail: IODGUS@stat.gov.pl.

Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych przez administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.

III. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe uczestników biernych i czynnych Kongresu w postaci:

1. wizerunku i głosu będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach dokumentacyjnych i sprawozdawczych oraz w celach promocyjnych Kongresu i Administratora, w tym poprzez udostępnienie nagrań i zdjęć w Internecie na stronach internetowych Administratora i w social mediach Administratora, takich jak:
   • stat.gov.pl
   • Facebook.com: /GlownyUrzadStatystyczny
   • Instagram: @gus_stat
   • X/Twitter: @gus_stat
   • LinkedIn
   • YouTube
2. imienia i nazwiska, płci, numeru telefonu (fakultatywnie), adresu email, nazwy i adresu reprezentowanej organizacji (jeśli uczestnik reprezentuje organizację), preferencji żywieniowych (fakultatywnie) będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z:
   1. art. 25 ust. 1 pkt 16 i 17 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 773) w celu popularyzacji wiedzy o statystyce oraz prowadzenia działalności naukowo–badawczej, prac badawczo-rozwojowych w zakresie metodologii badań statystycznych i standardów klasyfikacyjnych oraz zastosowań metod matematycznych i informatyki w statystyce,
   2. przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 246),
   w celu w organizacji Kongresu, w tym rejestracji uczestników i zapewnienia obsługi administracyjnej uczestników Kongresu oraz archiwizacji dokumentów.

2. Dane osobowe autorów i współautorów wystąpień będących i niebędących uczestnikami Kongresu (w tym których dane zostały podane przy rejestracji abstraktu przez innego współautora) będą przetwarzane dodatkowo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w związku z przepisami ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509).

3. Dane osobowe uczestników czynnych Kongresu w zakresie wizerunku/głosu będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, w celu dokumentowania przebiegu Kongresu, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Kongresu, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, w tym poprzez udostępnienie nagrań i zdjęć w Internecie na stronach Administratora i w social mediach Administratora, takich jak:

• Facebook.com: /GlownyUrzadStatystyczny
• Instagram: @gus_stat
• X/Twitter: @gus_stat
• LinkedIn
• YouTube

4. Dane osobowe uczestników zgłaszających szczególną potrzebę w związku z niepełnosprawnością będą przetwarzane dodatkowo na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz.1062),
2. art. 9 ust. 2 lit. b RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie ochrony socjalnej, w związku z art. 30 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz.1062),

w celu zapewnienia uczestnikom Kongresu dostępności architektonicznej, informacyjno-komunikacyjnej lub cyfrowej.

IV. Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, a w przypadku współautorów niebędących uczestnikami Kongresu dane osobowe pozyskiwane są z formularza zgłoszenia abstraktu, wypełnianego przez uczestnika czynnego.

V. Odbiorcy danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie III, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:

1. podmioty współpracujące z administratorem w zakresie organizacji Kongresu oraz przechowywania dokumentacji jej dotyczącej, w tym dostawcy usług technicznych i organizacyjnych umożliwiających organizację i przeprowadzenie Kongresu;
2. nieokreślony krąg odbiorców w związku utrwalonym wizerunkiem na fotografiach oraz wizerunkiem i głosem utrwalonymi na filmach lub nagraniach z Kongresu oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie na stronach internetowych Administratora, a także na portalach społecznościowych Administratora, tj. YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn. Portale społecznościowe posiadają własne polityki dotyczące sposobu i celu przetwarzania oraz ochrony danych osobowych:
   • YouTube – https://www.youtube.com/intl/ALL_pl/howyoutubeworks/our-commitments/protecting-user-data/
   • Facebook – https://www.facebook.com/privacy/explanation
   • Instagram – https://privacycenter.instagram.com/policy
   • LinkedIn - https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
   • X - https://twitter.com/en/privacy

VI. Okres przechowywania danych osobowych:

Główny Urząd Statystyczny będąc jednostką administracji publicznej, podlega przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanym do niej rozporządzeniom. Zobowiązuje go to do archiwizacji dokumentacji gromadzonej w ramach wykonywania zadań statutowych. Okres przechowywania danych wynika z obowiązującego u ww. administratora Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i na dzień sporządzenia klauzuli wynosi 5 lat.

Wizerunek utrwalony na fotografiach oraz wizerunek i głos utrwalony na filmach lub nagraniach z Kongresu, dla celów dokumentowania przebiegu Kongresu, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Kongresu, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, będzie przechowywany bez ograniczeń czasowych.

Pani/Pana dane identyfikacyjne będą przechowywane w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od daty rejestracji.

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo:

1. dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. do sprostowania (poprawiania) danych osobowych;
3. cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
4. do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

VIII. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w pkt III, w szczególności rejestracji uczestnictwa i udziału w Kongresie.

Konsekwencją niepodania danych osobowych dotyczących rejestracji będzie brak możliwości uczestniczenia w IV Kongresie Statystyki Polskiej (Warszawa, 2-4 lipca 2024 r.) i/lub publikacji albo przedstawienia referatu w ramach IV Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa, 2-4 lipca 2024 r.).

W zakresie danych, których podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody następuje poprzez skierowanie na adres poczty elektronicznej kongres_2024@stat.gov.pl informacji o wycofaniu zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych. W tytule należy podać „WYCOFANIE ZGODY”.

IX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane ani też nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

X. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

W przypadku wyrażenia zgody na publikację danych osobowych w portalach społecznościowych Administratora: YouTube, Facebook, X, Instagram, LinkedIn, może dojść do przekazania przez ww. portale, danych osobowych podmiotom spoza EOG. Szczegółowe informacje znajdują się w politykach prywatności każdego z portali.

W pozostałym zakresie Administrator nie zamierza przekazywać danych podmiotom mającym siedzibę poza EOG oraz organizacjom międzynarodowym.

---

^[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).